Declaración de privacidad

Política de Privacidad – ARS MEDICA

 1) ¿Quién es el Responsable del tratamiento?

ARS MEDICA – Revista de Ciencias Médicas de la Escuela de Medicina de la Pontificia Universidad Católica de Chile es responsable del tratamiento de los datos personales.

Domicilio para estos efectos en Diagonal Paraguay N° 362, Santiago, Chile

 2) ¿Quiénes tienen acceso a mis datos personales?

Personal de la Universidad: Los datos personales serán procesados por personal autorizado por la Universidad, incluyendo Profesores, Administrativos y Profesionales de distintas áreas necesarias para el cumplimiento de los fines informados en este documento.

Entidades externas:  La Universidad comparte los datos personales mínimos suficientes para el propósito específico con entidades externas:

Chimera Innova Group, Personal de Soporte técnico de plataforma: en calidad de encargado de tratamiento.

 3) ¿Qué datos personales tratamos?

  • Identificación y contacto: nombre(s), apellidos, correo electrónico (institucional o personal), afiliación, país y cargo/rol.
  • Identificadores académicos (opcional): ORCID iD y enlaces a perfiles académicos.
  • Datos editoriales: historial de envíos, decisiones y revisiones, correspondencia, declaraciones de autoría y conflictos de interés.
  • Datos de uso/navegación: dirección IP, agente de navegador, páginas visitadas, fecha/hora, cookies técnicas y analíticas (ver §11).
  • Material complementario: archivos, imágenes y datasets suministrados con los manuscritos.
  • Información sensible de pacientes: solo se trata y publica con consentimiento informado expreso para publicación y medidas de anonimización cuando corresponda (ver §10).

4) ¿Cuál es la finalidad del tratamiento de mis datos personales?

  • Gestión editorial integral: recepción, evaluación por pares, decisiones, edición, producción y publicación de manuscritos.
  • Integridad científica: detección de similitud y otras verificaciones editoriales.
  • Difusión y descubrimiento: registro de metadatos e identificadores persistentes (p. ej., DOI) y comunicación a servicios de indexación/preservación.
  • Administración de cuentas y soporte de la plataforma.
  • Comunicaciones editoriales y boletines (con posibilidad de suscripción en cualquier momento).
  • Cumplimiento legal y respuesta a requerimientos de autoridades competentes.

 5) ¿Cuáles son las fuentes de licitud para tratar tus datos?

  • Consentimiento del/de la titular (p. ej., recepción de boletines; publicación de datos/imágenes clínicas identificables de pacientes).
  • Ejecución de medidas precontractuales/contractuales vinculadas al proceso editorial.
  • Interés legítimo de la revista (integridad científica, seguridad operativa y adecuada difusión de contenidos).
  • Cumplimiento de obligaciones legales bajo la legislación chilena aplicable (p. ej., Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada).

6) ¿En qué proceso se capturan mis datos personales?

 Los datos son recopilados a través de su sitio y plataforma editorial mediante:

  • Información ingresada directamente por usuarios/as durante el registro, envío y revisión.
  • Datos que autores/as aportan para publicación (incluyendo consentimientos, cuando aplique).

 7) Destinatarios y encargados del tratamiento

Compartimos datos personales solo cuando es necesario para los fines anteriores y sujeto a obligaciones de confidencialidad y seguridad:

  • Equipo editorial y revisores/as (acceso mínimo necesario).
  • Proveedores tecnológicos (alojamiento, plataforma, correo, analítica y seguridad) como encargados de tratamiento.
  • Servicios de integridad editorial (p. ej., herramientas de detección de similitud).
  • Agencias de registro de identificadores persistentes (p. ej., DOI) y servicios de indexación/preservación ([listar si corresponde: SciELO, LILACS, DOAJ, etc.]).
  • Autoridades públicas/judiciales cuando la ley lo exija.

 8) Pacientes, imágenes clínicas y confidencialidad

  • No se publicará información que permita identificar a pacientes sin su consentimiento informado expreso para publicación.
  • El/la autor/a es responsable de obtener y conservar dicho consentimiento y remitirlo a la revista si se solicita.
  • Se aplicará anonimización o edición para evitar identificación.
  • En documentación enviada para revisión confidencial, el equipo editorial y revisores/as deben respetar la confidencialidad de los materiales.

 9) Cookies y tecnologías similares

  • Cookies necesarias: para funcionamiento, autenticación y seguridad del sitio (no desactivables desde el sistema).
  • Cookies de preferencias/analíticas: uso agregado para mejorar el servicio; pueden gestionarse desde el navegador y/o a través del banner de cookies.
  • Detalle de cookies y opciones se informa en el aviso de cookies del sitio.
  • Metadatos generados por el sistema durante el flujo editorial y la navegación.

 10) Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables (control de accesos, cifrado en tránsito, copias de respaldo, registro de actividad y capacitación del personal). Ningún sistema es completamente invulnerable; sin embargo, trabajamos para mitigar riesgos y atender incidentes.

 11) Plazos de conservación

Conservamos los datos solo por el tiempo necesario para las finalidades declaradas:

  • Cuentas de usuario inactivas: 5 años desde la última actividad.
  • Expedientes editoriales (envío, revisiones, decisiones, correspondencia): 10 años desde publicación/archivo o rechazo.
  • Metadatos bibliográficos e identificadores persistentes (DOI): conservación indefinida por su función pública de citación.
  • Consentimientos para publicar datos/imágenes de pacientes: mientras el artículo esté disponible + 10 años.
  • Registros técnicos/analíticos: 12–24 meses. (Estos plazos pueden ajustarse por requerimientos legales, regulatorios, contractuales o de preservación.)

 12) ¿Cómo ejercer mis derechos?

Para ejercer tus derechos deberás comunicarte con el Delegado de Protección de Datos vía email a proteccion.datos@uc.cl y proveer la siguiente información:

  • Identificación del solicitante con nombre completo, Nº de cédula de identidad o pasaporte (en caso de ser necesario se podrá solicitar foto de este documento solo para validar identidad). En caso que la solicitud sea mediante un representante legal o mandatario, adjuntar poder y Nº de cédula de identidad.
  • Indicar su relación con la Universidad.
  • Indicar cuál derecho desea ejercer.
  • Indicar el dato personal específico que desea ejercer un derecho en caso de rectificación/oposición/supresión.
  • Indicar información adicional que ayude a dar contexto
  • Indicar un correo electrónico UC o personal, u otro modo de contacto para enviar respuesta.

La universidad tiene 30 días corridos desde el día en que enviaste tu solicitud y este plazo podrá ser prorrogado, por una sola vez por 30 días más.

 13) Actualización y versión de esta política de privacidad

Podremos modificar esta declaración para reflejar cambios normativos u operativos. 

Versión 1.0.  Fecha de actualización: 1 de octubre del 2025